Gestione visitatori in cloud

GoPlanner® VISITATORI l'accoglienza, semplificata.

VISITATORI è il software che gestisce e verifica l’accesso di tutti gli ospiti in azienda, interni ed esterni. Con inviti via email e ingresso tramite PIN, QR Code o token su smartphone, ogni visitatore entra in autonomia mentre il referente interno riceve una notifica immediata.

L’azienda ha sempre una visione chiara e aggiornata dei presenti, consulta l’anagrafica completa, assegna badge provvisori ed esporta i dati verso i propri gestionali. Il tutto in piena conformità GDPR, con cancellazione automatica dei dati scaduti.

VISITATORI — funzioni

Invio inviti PIN di accesso QR Code / token Self check-in Lista presenti Badge temporaneo Firma digitale Notifiche referente Controllo accessi Privacy GDPR

1.500+

aziende nella suite GoPlanner

∞

visitatori gestibili

1997

anno di fondazione

5★

supporto in italiano

Sicurezza e conformità certificate

Qualificato ACN

Agenzia Cybersicurezza Nazionale

ISO/IEC 27001:2024

Sicurezza delle informazioni

ISO 9001:2015

Qualità certificata

Registrazione SIAE

Proprietà intellettuale

Come funziona

Dalla preregistrazione all'uscita, in 4 passi

Preregistrazione

Inviti l’ospite e parte in automatico l’email di conferma con QR Code, sincronizzata con Outlook o Google Calendar.

Arrivo & check-in

Accoglienza alla reception o tramite totem self-service: lettura del QRCode e ritiro del badge temporaneo.

Notifica al referente

Il referente interno viene avvisato immediatamente via email, SMS o chiamata telefonica.

Visita & Uscita

Tutto è tracciato; al check-out la visita viene registrata nel registro digitale, pronto per i report.

Esplora le Funzioni principali

Gestione Visitatori

Il sistema supporta sia installazioni singole che multi-sede, con anagrafica centralizzata e configurazioni indipendenti per ciascuna location aziendale.

Impostazione delle categorie di visitatori esterni (manutentori, consulenti, avventori, ospiti, ecc.) con campi aggiuntivi personalizzabili per ogni tipologia e definizione dei documenti obbligatori da firmare prima della visita.

Inserimento e gestione dei dati anagrafici dei visitatori, registrazione degli orari di ingresso e uscita, database dei fornitori esterni e stampa delle credenziali usa e getta o tessere personalizzate per tipologia di utente.

Preregistrazione del visitatore con organizzazione completa della visita: invio automatico dell'email di conferma con QR Code, avviso ai referenti aziendali tramite SMS, email o chiamata all'arrivo.

Accoglienza gestita dalla reception o tramite totem self-service: check-in e check-out con lettura badge o QR Code, ritiro badge, consegna documenti e notifica automatica al referente interno.

Assegnazione e lettura delle card dei visitatori, lettura QR Code in fase di preregistrazione, stampa e consegna di badge usa e getta, modifica delle autorizzazioni e della durata della visita, comunicazione delle credenziali WiFi guest.

Registro digitale completo di tutte le visite con data, ora, referente, tipologia visitatore e durata della permanenza, consultabile e filtrabile in qualsiasi momento.

Sincronizzazione con Microsoft Outlook e Google Calendar per pianificare le visite direttamente dal proprio calendario aziendale, con aggiornamenti automatici in tempo reale.

Registrazione degli orari di ingresso e uscita, report in tempo reale dei presenti esterni e interni, statistiche visitatori per sede, tipologia e periodo con esportazione dati per analisi e verifiche di sicurezza.

Sicurezza, Integrazioni e Privacy

Gestione avanzata delle informative e dei consensi privacy con cancellazione automatica dei dati scaduti nel rispetto del GDPR, per una compliance continua senza intervento manuale.

Scannerizzazione dei documenti di identità, invio email con documenti allegati, acquisizione della firma digitale per accettazione del GDPR e presa visione delle norme di sicurezza aziendali.

Avvisi automatici ai referenti interni al check-in del visitatore tramite email, SMS o chiamata telefonica, con notifiche configurabili per ogni tipologia di visita.

VISITATORI si integra nativamente con gli altri moduli della Suite GoPlanner (ACCESS e TIME) e può essere interfacciato con software gestionali di terze parti come SAP, MS Dynamics NAV, ERP e CRM aziendali.

Integrazione con totem touchscreen per il self check-in autonomo del visitatore e stampanti di card e tessere per l'emissione immediata del badge di accesso personalizzato.

Compatibilità con i principali lettori RFID, NFC, QR Code e codici a barre per identificazione rapida e contactless dei visitatori ai varchi.

Integrazione con videocamere di sorveglianza, termoscanner per il controllo della temperatura, tornelli e varchi automatizzati e altri dispositivi di controllo accessi.

Hardware e integrazioni

Ecosistema visitatori

GoPlanner Visitatori si collega ai dispositivi di accoglienza e accesso e dialoga con i sistemi che usi già: un unico flusso e dati sempre allineati.

Visitatori — Hardware e integrazioni

Hardware e Accessori

Totem self check-in

Lettore targhe LPR

Stampante badge

Badge RFID / NFC

Lanyard & porta-badge

Lettore RFID / QR

Telecamere TVCC

Tornello / Varco

Integrazioni software

Calendari Outlook & Google

Gestionali HR & paghe

Controllo accessi & tornelli

Active Directory / SSO

Email, SMS & notifiche

API & Webhook

Moduli integrabili

Estendi VISITATORI con i moduli BOOKING e MENSA

Sulla stessa anagrafica e sulle stesse regole, due moduli che completano l’esperienza del dipendente e dell’ospite

BOOKING Spazi condivisi

Prenota sale riunioni, scrivanie e parcheggi dal calendario, con disponibilità in tempo reale e profili personalizzati. E grazie all’integrazione con VISITATORI, prenoti la sala riunioni senza sovrapposizioni.

Servizio MENSA

Automatizza i buoni pasto, registra consumi in tempo reale e analizza i costi per sede. E grazie all’integrazione con VISITATORI, emetti buoni mensa anche per ospiti e personale esterno.

Accoglienza dei visitatori in Azienda:
più semplice e veloce grazie a GoPlanner VISITATORI

Compila il modulo e scopri come migliorare l’esperienza dei visitatori in azienda, semplificando il controllo degli accessi.

Puoi anche contattarci al telefono, email o scrivendoci in chat.