Question 1

Strategia nazionale sicurezza sul lavoro 2026-2030: cosa cambia per le imprese

Accepted Answer

Strategia nazionale sicurezza sul lavoro 2026-2030: cosa cambia

Sicurezza sul lavoro
Strategia nazionale sicurezza sul lavoro 2026-2030: cosa cambia per le imprese
Il 27 luglio 2026 il Comitato previsto dall&#8217;articolo 5 del D.Lgs. 81/2008 si è riunito al Ministero della Salute per la prima volta dopo il via libera della Conferenza Stato-Regioni alla Strategia nazionale per la salute e sicurezza nei luoghi di lavoro 2026-2030. Si chiude la fase di elaborazione e si apre quella dell&#8217;attuazione. Per le imprese non arrivano nuovi obblighi immediati, ma cambia il modo in cui la prevenzione verrà programmata, verificata e misurata nei prossimi cinque anni.
In breve
La Strategia nazionale in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro 2026-2030 è un documento di indirizzo che non introduce nuovi obblighi diretti per le aziende, ma orienta la programmazione della vigilanza, le priorità ispettive, la formazione e i meccanismi di incentivazione per il quinquennio. Il 27 luglio 2026 il Comitato presieduto dal Ministro della Salute ne ha avviato la fase attuativa.
Tre elementi verificabili: la Strategia si fonda su cinque assi strategici; adotta l&#8217;approccio Vision Zero, secondo cui ogni infortunio è prevenibile; è coerente con il Quadro strategico dell&#8217;Unione europea 2021-2027 e si integra con il Piano Nazionale della Prevenzione 2026-2031. Il documento era stato approvato dal Comitato il 16 dicembre 2025 e successivamente recepito in Conferenza Stato-Regioni.
L&#8217;effetto pratico per le imprese è una vigilanza più coordinata e basata su indicatori, quindi una maggiore domanda di evidenze tracciabili su presenze, accessi e formazione. GoPlanner copre questo perimetro con i moduli SAFETY per la gestione della sicurezza, TIME per la rilevazione presenze e ACCESS per il controllo accessi.
Cosa è successo il 27 luglio
Il Ministro della Salute Orazio Schillaci ha presieduto la riunione del Comitato per l&#8217;indirizzo e la valutazione delle politiche attive e il coordinamento nazionale per l&#8217;attività di vigilanza in materia di salute e sicurezza sul lavoro. È stato il primo incontro successivo all&#8217;approvazione della Strategia in Conferenza Stato-Regioni, con la priorità indicata nel passaggio alla fase attuativa e in una programmazione con obiettivi definiti &#8220;ambiziosi, concreti e misurabili&#8221;. Nella fase di attuazione il Comitato avrà un ruolo centrale nel favorire le sinergie con altre istituzioni, tra cui il Ministero del Lavoro.
Il punto rilevante, per chi legge dal lato azienda, sta in quell&#8217;aggettivo: misurabili. Una strategia che si valuta su indicatori produce inevitabilmente una vigilanza che chiede dati, non dichiarazioni.
I cinque assi strategici

Asse
Contenuto
Ricaduta attesa sulle imprese

1. Affrontare i cambiamenti del mondo del lavoro
Anticipare i rischi nuovi ed emergenti, presidiare quelli tradizionali, introdurre strumenti e tecnologie innovative per prevenzione e vigilanza
Più attenzione a rischio termico, appalti, nuove forme organizzative e strumenti digitali

2. Rafforzare la resilienza del sistema istituzionale
Coordinamento tra i soggetti pubblici della prevenzione e della vigilanza
Controlli più mirati e meno sovrapposti tra enti diversi

3. Potenziare l&#8217;efficacia delle tutele
Rafforzamento degli strumenti di protezione dei lavoratori
Focus su categorie vulnerabili, appalti e subappalti

4. Supportare micro, piccole e medie imprese
Superamento della logica puramente adempitiva, assistenza tecnica, buone pratiche, piani mirati, incentivazione economica
Prevenzione valutata sui processi che funzionano, non sui documenti in archivio

5. Diffondere la cultura della prevenzione
Formazione strutturale nei percorsi scolastici e universitari
Formazione aziendale come continuità, non come adempimento isolato

Le tecnologie entrano nel perimetro della prevenzione
Il primo asse è quello con le conseguenze più dirette per chi gestisce siti produttivi e cantieri: accanto agli obiettivi sui rischi emergenti e tradizionali, la Strategia indica esplicitamente l&#8217;introduzione di strategie, strumenti e tecnologie innovative per la prevenzione e la vigilanza, con attenzione alle situazioni di vulnerabilità. È il riconoscimento istituzionale di una direzione già in atto, dal badge di cantiere alle piattaforme di monitoraggio del rischio termico, ora trasformata in linea di programmazione quinquennale.
La domanda operativa che ne discende è concreta: quanto tempo serve, oggi, per ricostruire chi era presente in un&#8217;area il giorno di un evento, con quale formazione valida e con quale autorizzazione all&#8217;accesso? Se la risposta si misura in giorni di ricerca tra registri cartacei e archivi separati, il divario rispetto a una vigilanza basata su indicatori è già evidente.
Cosa cambia per cantieri e siti produttivi
La Strategia non crea adempimenti nuovi, ma modifica il contesto in cui quelli esistenti vengono verificati. Tre effetti sono ragionevolmente prevedibili.

Vigilanza più selettiva. Un sistema coordinato tra Regioni, INAIL e Ispettorato nazionale del Lavoro concentra i controlli dove gli indicatori segnalano criticità.
Peso crescente della documentazione. Dove la valutazione è per obiettivi misurabili, la capacità di produrre evidenze diventa parte della posizione dell&#8217;impresa.
Convergenza con i meccanismi premiali. Riassegnazione dei crediti della patente e incentivi legati all&#8217;andamento infortunistico richiedono tutti di dimostrare cosa è stato fatto, quando e con quali risultati.

Il denominatore comune è la tracciabilità. Presenze, accessi, formazione, consegna dei DPI e verifiche sui subappalti sono dati che esistono già in ogni azienda: la differenza la fa il fatto che siano registrati in modo consultabile, oppure sparsi tra sistemi che non comunicano.
Come prepararsi nei prossimi mesi

Verificare dove si trovano i dati. Presenze, accessi, formazione e DPI in sistemi distinti e non collegati sono un rischio operativo prima ancora che di compliance.
Misurare il tempo di ricostruzione. Provare a ricostruire una giornata di lavoro di sei mesi fa è un test rapido sulla maturità dei propri processi.
Collegare formazione e accesso. Un attestato scaduto dovrebbe essere visibile prima dell&#8217;ingresso in area, non durante un controllo.
Consolidare le evidenze sugli appalti. Identificazione del personale esterno, autorizzazioni e transiti sono il punto su cui la vigilanza coordinata si concentrerà con maggiore frequenza.
Monitorare i piani regionali. Gli indirizzi nazionali saranno declinati a livello territoriale: le priorità di controllo si leggeranno lì, con largo anticipo.

Il punto
La Strategia nazionale 2026-2030 non chiede alle imprese di fare cose nuove. Chiede al sistema pubblico di verificare in modo più coordinato e misurabile quelle che già dovrebbero essere fatte. La conseguenza, per chi gestisce personale, accessi e sicurezza, è che la qualità dei propri dati diventa la variabile che distingue una verifica ordinaria da un problema. I prossimi mesi, prima che i piani regionali entrino a regime, sono il momento più ragionevole per intervenire.
Contenuto a carattere informativo, aggiornato al 28 luglio 2026. Le informazioni derivano dai comunicati del Ministero della Salute relativi alla Strategia nazionale in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro 2026-2030 e alla riunione del Comitato ex art. 5 del D.Lgs. 81/2008 del 27 luglio 2026, oltre che da analisi di settore disponibili al 28 luglio 2026. Il documento non costituisce consulenza legale: per la valutazione di casi specifici si raccomanda il confronto con i propri consulenti e con le autorità competenti.

Highlights
I punti chiave in 30 secondi

27 luglio 2026Prima riunione del Comitato ex art. 5 D.Lgs. 81/2008 dopo il via libera della Conferenza Stato-Regioni: parte la fase attuativa.
Cinque assi strategiciCambiamenti del lavoro, resilienza istituzionale, efficacia delle tutele, supporto alle MPMI, cultura della prevenzione.
Vision ZeroOgni infortunio è considerato prevenibile: obiettivo dichiarato la riduzione drastica di infortuni e decessi.
Nessun nuovo obbligoDocumento di indirizzo, non misura operativa. Cambia però come la vigilanza viene programmata e valutata.
Obiettivi misurabiliControlli più mirati e maggiore richiesta di evidenze tracciabili su presenze, accessi e formazione.
Prossimo passaggioDeclinazione territoriale degli indirizzi da parte delle Regioni nei piani di prevenzione e nei programmi di vigilanza.

Moduli GoPlanner collegati
      SAFETY
      TIME
      ACCESS
GoPlanner SAFETY gestisce scadenze formative, consegna dei DPI, verifiche e documentazione di sicurezza, con evidenze consultabili in caso di controllo o audit.
GoPlanner TIME registra presenze, turni e giustificativi con storico completo, requisito di base per ricostruire una giornata di lavoro a distanza di mesi.
GoPlanner ACCESS governa il controllo accessi con badge, QR code e credenziali mobile, con permessi profilati per area e log dei transiti anche per il personale in appalto.
    Richiedi una Demo
I moduli sono attivabili singolarmente o in combinazione, sulla stessa base dati. Scopri la suite completa nella pagina moduli.

Question 2

Controlli sul lavoro sommerso estate 2026

Accepted Answer

Controlli lavoro sommerso estate 2026: ispezioni incrociate INL, INPS e INAIL

Compliance · Ispezioni sul lavoro
Controlli sul lavoro sommerso, estate 2026: ispezioni incrociate e presenze sotto la lente
  Pubblicato il 24 luglio 2026
  Tempo di lettura: 5 minuti
L&#8217;estate 2026 è la stagione dei controlli sul lavoro sommerso. L&#8217;Ispettorato Nazionale del Lavoro ha avviato campagne di vigilanza straordinaria che stanno interessando in queste settimane turismo, ristorazione, stabilimenti balneari e agricoltura, i settori in cui il picco stagionale di manodopera aumenta il rischio di irregolarità. La novità non è tanto il numero delle ispezioni, quanto il metodo: verifiche mirate, selezionate incrociando le banche dati pubbliche, e condotte da squadre miste che controllano in un unico accesso lavoro, contributi, assicurazione e sicurezza. Per le imprese, soprattutto le PMI che gestiscono ancora le presenze su carta, il margine di improvvisazione si è azzerato.
In breve
Nell&#8217;estate 2026 l&#8217;Ispettorato Nazionale del Lavoro ha intensificato i controlli su lavoro sommerso e regolarità delle presenze, con ispezioni mirate selezionate tramite il Portale Nazionale del Sommerso e le banche dati di INL, INPS e INAIL, ed eseguite da gruppi misti con l&#8217;Arma dei Carabinieri. Le violazioni accertate possono cumulare maxi sanzione per lavoro nero, sospensione dell&#8217;attività ex art. 14 del D.Lgs. 81/2008, prescrizioni e recupero contributivo. La prova certa delle presenze è la prima difesa: GoPlanner TIME digitalizza timbrature e giustificativi, mentre GoPlanner TIME ONE offre a PMI e attività stagionali una soluzione entry-level per superare la gestione manuale.
Perché l&#8217;estate concentra le verifiche
Il meccanismo è noto agli operatori: l&#8217;incremento delle presenze turistiche comporta un maggiore ricorso alla manodopera e, di conseguenza, un rischio più elevato di lavoro sommerso e di violazioni delle norme su salute e sicurezza. Contratti brevi, personale assunto a ridosso dell&#8217;apertura, turni che cambiano di settimana in settimana: è il contesto ideale perché si creino zone grigie tra ciò che risulta sui documenti e ciò che accade realmente in struttura.
Per questo la vigilanza estiva 2026 si concentra sul settore turistico-alberghiero e su quello agricolo, dove i controlli straordinari annunciati dall&#8217;Ispettorato prevedono verifiche su lavoro nero, sfruttamento della manodopera, irregolarità contributive e rispetto dei contratti.
Come funzionano le ispezioni incrociate
Il tratto distintivo di questa stagione ispettiva è la selezione preventiva dei soggetti da controllare. Gli ispettori utilizzano il Portale Nazionale del Sommerso e le banche dati di INL, INPS e INAIL, integrate con le segnalazioni territoriali, per individuare in anticipo le situazioni a maggiore rischio. Le verifiche in campo sono poi affidate a gruppi misti composti da personale dell&#8217;Ispettorato, dell&#8217;INPS, dell&#8217;INAIL e dell&#8217;Arma dei Carabinieri.
Il risultato è che un singolo accesso ispettivo copre contemporaneamente quattro fronti: la regolarità dei rapporti di lavoro, la posizione contributiva, quella assicurativa e le condizioni di sicurezza. Un&#8217;anomalia su un fronte, ad esempio una presenza non riconciliata con una comunicazione di assunzione, apre immediatamente gli accertamenti sugli altri.
Cosa rischiano le imprese
I casi emersi nelle cronache di queste settimane mostrano quanto rapidamente le contestazioni si cumulino. In un controllo condotto su un&#8217;attività con 12 dipendenti, la presenza di 2 lavoratori irregolari ha prodotto in un solo accesso: denuncia del titolare per omessa sorveglianza sanitaria, prescrizione con ammenda, sospensione dell&#8217;attività imprenditoriale ai sensi dell&#8217;art. 14 del D.Lgs. 81/2008 con relativa sanzione amministrativa, maxi sanzione per lavoro nero e avvio del recupero contributivo.

Fronte di verifica
Conseguenze tipiche in caso di irregolarità

Rapporti di lavoro
Maxi sanzione per lavoro nero, riqualificazione dei rapporti, diffide

Sicurezza (D.Lgs. 81/2008)
Prescrizioni con ammenda, sospensione dell&#8217;attività ex art. 14 in presenza di lavoro irregolare oltre soglia o violazioni gravi

Contributi e assicurazione
Recupero di contributi e premi non versati, sanzioni civili

Sorveglianza sanitaria
Possibili profili penali per omessa sorveglianza dei lavoratori impiegati

A queste voci va aggiunto un costo indiretto spesso sottovalutato: la sospensione dell&#8217;attività nel pieno della stagione, quando ogni giornata di chiusura pesa sul fatturato annuale molto più che in qualsiasi altro periodo.
Il punto debole: la gestione manuale delle presenze
Nella maggior parte dei verbali il punto di innesco è lo stesso: l&#8217;impossibilità di dimostrare in modo immediato e coerente chi stava lavorando, da quando e con quale inquadramento. Fogli firma, registri cartacei e fogli di calcolo aggiornati a fine settimana non reggono il confronto con banche dati che gli ispettori consultano in tempo reale. Ogni disallineamento tra il personale presente e la documentazione disponibile diventa un indizio di irregolarità, anche quando l&#8217;origine è un semplice errore amministrativo.
Per le PMI e le attività stagionali il problema è strutturale: personale che ruota rapidamente, amministrazione ridotta, poco tempo per la burocrazia. È esattamente il profilo di impresa su cui i modelli di selezione basati sui dati concentrano l&#8217;attenzione.
Timbrature certificate: la prima difesa in ispezione
La risposta più efficace è rendere la presenza un dato certo, non una ricostruzione a posteriori. Con GoPlanner TIME le timbrature sono digitali, associate alla persona e alla sede, riconciliate automaticamente con turni, contratti e giustificativi: durante un&#8217;ispezione l&#8217;impresa può esibire in pochi secondi la situazione presenze del giorno e lo storico completo, allineato alle comunicazioni obbligatorie. Per le realtà più piccole, GoPlanner TIME ONE è la soluzione entry-level pensata per chi parte da fogli firma e registri cartacei: digitalizza la rilevazione presenze senza progetti complessi, con costi proporzionati a una PMI o a un&#8217;attività stagionale.
Il beneficio va oltre la singola verifica. Presenze certificate significano paghe più rapide e senza contestazioni, costi del personale sotto controllo nel periodo di picco e la tranquillità di poter dimostrare la regolarità in qualunque momento, davanti a qualsiasi organo di vigilanza.
Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale o giuslavoristica. I contenuti si basano sulle comunicazioni dell&#8217;Ispettorato Nazionale del Lavoro relative alla vigilanza straordinaria estiva 2026, sulla normativa richiamata (D.Lgs. 81/2008) e su analisi di settore disponibili al 24 luglio 2026. Per l&#8217;applicazione ai casi concreti si raccomanda di consultare le fonti ufficiali su ispettorato.gov.it, inps.it e inail.it e il proprio consulente di fiducia.

Moduli GoPlanner collegati
      TIME
      TIME ONE
Con GoPlanner TIME le presenze sono timbrature digitali certificate, riconciliate con turni e giustificativi e pronte per qualsiasi verifica ispettiva. GoPlanner TIME ONE è la soluzione entry-level per PMI e attività stagionali che vogliono superare fogli firma e registri cartacei senza progetti complessi.
    Richiedi una Demo
Scopri come dimostrare la regolarità delle presenze in pochi secondi, anche nel picco della stagione.

Question 3

AI e GDPR sul lavoro: relazione del Garante 2026

Accepted Answer

Compliance e privacy
AI e privacy sul lavoro: cosa chiede il Garante a chi digitalizza presenze, accessi e dati dei dipendenti
Pubblicato il 20 luglio 2026
Tempo di lettura: 6 minuti
Il tema di AI e privacy sul lavoro è entrato in una fase decisiva. Con la Relazione annuale presentata alla Camera il 2 luglio 2026, il Garante per la protezione dei dati personali ha messo l&#8217;intelligenza artificiale al centro della propria agenda, indicando il contesto lavorativo come uno degli ambiti in cui il rapporto tra GDPR, Statuto dei lavoratori e AI Act produrrà gli effetti più rilevanti nei prossimi anni. Sistemi biometrici, monitoraggio dei dipendenti, digitalizzazione dei processi HR e data breach sono tra i fronti su cui l&#8217;Autorità ha concentrato provvedimenti e avvertimenti. Per HR manager, facility manager e responsabili sicurezza il messaggio è chiaro: digitalizzare presenze, accessi e dati del personale non è un problema; farlo senza una governance può diventarlo.
In breve
La Relazione annuale del Garante Privacy, presentata il 2 luglio 2026, indica l&#8217;intelligenza artificiale come tema centrale per la tutela dei dati nel mondo del lavoro: le imprese che adottano AI e strumenti digitali nei processi HR devono garantire governance dei dati, trasparenza, valutazioni preventive dei rischi e conformità a GDPR, Statuto dei lavoratori e AI Act. Restano confini precisi: i sistemi di IA non possono dedurre o analizzare le emozioni dei lavoratori, le impronte digitali non sono ammesse per la rilevazione presenze e il controllo accessi biometrico è lecito solo per aree realmente critiche, con valutazione d&#8217;impatto e rigide condizioni tecniche. Digitalizzare presenze, accessi e gestione visitatori resta pienamente possibile con piattaforme progettate in ottica di privacy by design, come i moduli GoPlanner TIME, ACCESS e VISITATORI.
La Relazione annuale 2026: l&#8217;AI al centro, il lavoro tra i fronti caldi
Il rapporto del Garante, riferito all&#8217;attività svolta nel 2025, dedica ampio spazio alle ricadute dell&#8217;intelligenza artificiale sulla tutela dei dati personali e dei diritti fondamentali. Accanto ai temi di sistema, come deepfake, addestramento dei modelli generativi, identità digitale europea e cybersicurezza, compaiono ambiti che toccano direttamente la gestione del personale: i sistemi biometrici, i rapporti di lavoro, i data breach e la digitalizzazione dei processi organizzativi. Non è un elenco casuale: nel corso del 2025 l&#8217;Autorità ha adottato provvedimenti rilevanti proprio in materia di lavoro, incluso un intervento d&#8217;urgenza nei confronti di un grande operatore della logistica.
La linea che emerge è duplice. Da un lato il Garante non frena la digitalizzazione, che riconosce come trasformazione strutturale di imprese e pubbliche amministrazioni. Dall&#8217;altro chiede un cambio di paradigma: non basta valutare le prestazioni tecnologiche degli strumenti, occorre valutarne l&#8217;impatto sui diritti delle persone, soprattutto quando i dati trattati riguardano lavoratori, cioè soggetti in una posizione di asimmetria contrattuale rispetto al titolare del trattamento.
Il perimetro per i datori di lavoro: GDPR, Statuto e AI Act insieme
Per chi gestisce personale, la novità del 2026 è che le tre discipline vanno lette come un sistema unico. Il GDPR impone basi giuridiche, minimizzazione, informative e sicurezza dei trattamenti. Lo Statuto dei lavoratori regola gli strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell&#8217;attività, con le garanzie dell&#8217;articolo 4. L&#8217;AI Act aggiunge un livello ulteriore: classifica come ad alto rischio molti sistemi di IA usati in ambito occupazionale e ne vieta alcuni in modo assoluto.
Le indicazioni operative che discendono dalla Relazione sono concrete: valutazioni preventive dei rischi prima di introdurre nuovi strumenti, responsabilità interne definite, formazione documentata del personale autorizzato, monitoraggio dell&#8217;uso degli strumenti anche attraverso audit e verifiche periodiche. Chi acquista tecnologia HR, in altre parole, non compra solo funzionalità: compra anche il modo in cui quella tecnologia tratta i dati, e ne risponde come titolare del trattamento.
Emozioni e biometria: i confini da rispettare
Alcuni limiti non sono negoziabili. L&#8217;AI Act vieta i sistemi di IA destinati a dedurre o analizzare le emozioni delle persone nei contesti lavorativi, come il Garante ha ribadito intervenendo su strumenti di analisi del linguaggio e dello stress dei dipendenti: il datore di lavoro non può acquisire informazioni sulla sfera emotiva dei lavoratori, nemmeno in forma aggregata o indiretta. Altrettanto consolidato è il no ai dati biometrici per la rilevazione presenze: in assenza di una norma che li autorizzi, il trattamento è sproporzionato perché badge, QR code e timbratura georeferenziata raggiungono la stessa finalità senza trattare impronte o dati del volto. Né il consenso dei dipendenti, invalidato dall&#8217;asimmetria del rapporto di lavoro, né la maggiore praticità del sistema sono giustificazioni valide.
La biometria non è però vietata in assoluto: il Garante ne ha riconosciuto la liceità per il controllo di accesso fisico ad aree come server room, caveau, laboratori con campioni biologici e archivi con informazioni classificate. Il criterio decisivo è la criticità dell&#8217;area: non basta che sia riservata o non accessibile a tutti, deve custodire beni, informazioni o attività di valore tale da giustificare il ricorso alla biometria al posto di sistemi meno invasivi come badge, PIN o chiave. Anche nei casi ammessi le condizioni restano stringenti: DPIA che dimostri necessità e proporzionalità, trattamento limitato ai soli lavoratori autorizzati, verifica 1:1 con template su supporto personale anziché in database centralizzati e rigorosa separazione delle finalità, perché se il varco biometrico diventa di fatto il timbratore si ricade nel divieto. La regola pratica è a tre livelli: presenze senza biometria, sempre; accessi biometrici solo per aree ad alta criticità con architettura conforme; per tutto il resto, badge, QR code e mobile access con tracciabilità completa.
Compliance by design: cosa chiedere a una piattaforma di presenze e accessi
Tradotto in pratica, un progetto conforme di digitalizzazione di presenze, accessi e visitatori si riconosce da alcuni elementi verificabili. Primo, la minimizzazione: il sistema raccoglie solo i dati necessari alla finalità, con campi e log configurabili. Secondo, la trasparenza: informative chiare per dipendenti e visitatori, integrate nei flussi di registrazione, come avviene nelle reception digitali. Terzo, la governance del dato: tempi di conservazione definiti, profili di accesso differenziati, tracciabilità di chi consulta cosa. Quarto, il supporto documentale alle valutazioni di impatto, quando richieste, e alle verifiche del consulente del lavoro o del DPO.
Questo approccio trasforma la compliance da vincolo a criterio di selezione tecnologica. Una piattaforma progettata in ottica di privacy by design consente di rispondere a un&#8217;ispezione o a una richiesta di accesso ai dati con evidenze ordinate, invece che con ricostruzioni manuali. E permette di adottare con serenità anche le evoluzioni future, dalla gestione digitale dei visitatori al controllo accessi con QR code e mobile access, sapendo che il perimetro normativo, per quanto in movimento, è presidiato a livello di architettura e non di rimedio successivo.
Le informazioni contenute in questo articolo hanno finalità divulgativa e non costituiscono consulenza legale. Fonti: Garante per la protezione dei dati personali (Relazione annuale presentata il 2 luglio 2026 e comunicati dell&#8217;Autorità), agendadigitale.eu e analisi di settore disponibili al 20 luglio 2026. Per l&#8217;applicazione al caso concreto si raccomanda di consultare i testi ufficiali dei provvedimenti e i propri consulenti.

Moduli GoPlanner collegati
TIME
ACCESS
VISITATORI
Con GoPlanner TIME digitalizzi la rilevazione presenze con badge, QR code e timbratura georeferenziata, senza ricorrere a dati biometrici.
GoPlanner ACCESS gestisce il controllo accessi fisico e digitale con profili, permessi differenziati per area e log tracciabili, mantenendo separate le finalità di sicurezza e di presenza.
GoPlanner VISITATORI integra informative privacy e registrazione conforme nella reception digitale.
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Scopri come gestire presenze, accessi e visitatori in piena conformità con GDPR e AI Act.

Question 4

Il Software Italiano per l'HR e la Sicurezza Aziendale

Accepted Answer

HR Tech Made in Italy
Il software italiano per la gestione HR: perché GoPlanner fa la differenza
Pubblicato il 14 luglio 2026
Tempo di lettura: 7 minuti
Scegliere un software italiano per la gestione HR non è una questione di bandiera. È una questione di regole, di dati e di persone. Il mercato del lavoro italiano ha una densità normativa che non ha equivalenti diretti in altri Paesi: contratti collettivi da applicare in busta paga, limiti stringenti sul controllo a distanza dei lavoratori, obblighi documentali nei cantieri, provvedimenti del Garante Privacy su biometria e geolocalizzazione. Una piattaforma progettata altrove deve essere adattata a queste regole. Una piattaforma progettata in Italia le incorpora fin dall&#8217;inizio. GoPlanner, la suite cloud sviluppata da Infordata Sistemi, appartiene alla seconda categoria: nasce a Trieste, su quasi trent&#8217;anni di esperienza nel controllo accessi e nella rilevazione presenze, ed è oggi tra le soluzioni HR italiane qualificate dall&#8217;Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.
In breve
GoPlanner è una suite cloud italiana per la gestione HR, il controllo accessi e la sicurezza, sviluppata da Infordata Sistemi, azienda attiva dal 1997 nell&#8217;identificazione automatica. I moduli GoPlanner TIME, GoPlanner ACCESS e GoPlanner VISITATORI sono presenti nel catalogo dei servizi cloud qualificati dall&#8217;Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale ai sensi del Regolamento ACN 21007/2024, requisito che consente anche alle Pubbliche Amministrazioni di adottarli. La suite è progettata sulle regole del mercato del lavoro italiano, dall&#8217;articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori alla patente a crediti nei cantieri, e include assistenza tecnica in italiano. Per l&#8217;area HR i moduli di riferimento sono GoPlanner TIME per presenze e turni, GoPlanner ACCESS per gli accessi, GoPlanner SAFETY per i cantieri e GoPlanner VISITATORI per la reception digitale.
Quasi trent&#8217;anni di esperienza sul campo, non un prodotto nato ieri
GoPlanner non è una startup che ha intercettato il trend dell&#8217;HR tech. Dietro la suite c&#8217;è Infordata Sistemi, realtà tecnologica triestina attiva dal 1997 nell&#8217;identificazione automatica e nella sicurezza di cose e persone. La prima versione di GoPlanner per la rilevazione presenze risale al 2000; da allora la piattaforma si è ampliata fino agli attuali dodici moduli, che coprono presenze, accessi, visitatori, prenotazione spazi, mensa, cantieri, facility management, commesse, ronde e locker intelligenti.
Questa storia ha una conseguenza pratica per chi valuta il software: l&#8217;esperienza è misurabile nei contesti in cui la suite opera. GoPlanner è utilizzato da enti pubblici, municipalità di importanti città italiane, regioni, istituzioni nazionali e grandi imprese private, incluse compagnie aeree. Ambienti dove la gestione del personale incontra requisiti di audit, trasparenza e tracciabilità che un prodotto generalista fatica a soddisfare.
Infordata Sistemi è inoltre Società Benefit: unisce all&#8217;attività d&#8217;impresa obiettivi dichiarati di digitalizzazione sostenibile, etica dei dati e dell&#8217;intelligenza artificiale e benessere dei lavoratori. Per le direzioni HR che devono rendicontare criteri ESG nella scelta dei fornitori, è un elemento che pesa.
Qualificazione ACN: cosa significa davvero per HR e IT
Il punto di distinzione più concreto riguarda la sicurezza. I moduli GoPlanner TIME, GoPlanner ACCESS e GoPlanner VISITATORI sono presenti nel catalogo dei servizi cloud qualificati dall&#8217;Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, all&#8217;esito delle verifiche previste dal Regolamento Cloud ACN n. 21007/2024. I dettagli della qualificazione e cosa comporta per le Pubbliche Amministrazioni sono raccolti nella pagina dedicata GoPlanner qualificato ACN per la PA.
La qualificazione ACN è il meccanismo con cui lo Stato italiano verifica che un servizio cloud rispetti misure tecnico-organizzative di sicurezza definite a livello nazionale. Non è un&#8217;autocertificazione: l&#8217;istanza passa attraverso una verifica di conformità dell&#8217;Agenzia, la qualifica ha una validità di 36 mesi ed è soggetta a rinnovo e vigilanza. Per le Pubbliche Amministrazioni è la condizione per acquistare il servizio attraverso i canali di procurement previsti dal Codice degli appalti, ad esempio tramite MEPA.
Ma il valore non riguarda solo la PA. Per un&#8217;azienda privata, la presenza nel catalogo ACN è un indicatore verificabile pubblicamente del livello di sicurezza del fornitore che tratterà i dati più sensibili dell&#8217;organizzazione: timbrature, presenze, accessi fisici, dati sanitari legati alle idoneità. A questo si aggiungono le certificazioni ISO/IEC 27001:2024 per la sicurezza delle informazioni, ISO/IEC 20000-1:2020 per la gestione dei servizi IT e ISO 9001:2015 per la qualità, oltre alla registrazione SIAE del software e alla conformità GDPR.
Conoscere le regole del mercato italiano: dove i software esteri si fermano
La gestione del personale in Italia è un esercizio di conformità continua. Alcuni esempi concreti di ciò che un software HR deve saper gestire nativamente.
Controllo a distanza e Statuto dei Lavoratori
Qualsiasi sistema di rilevazione presenze o controllo accessi rientra potenzialmente nel perimetro dell&#8217;articolo 4 della Legge 300/1970, che disciplina gli strumenti dai quali può derivare un controllo a distanza dei lavoratori. GoPlanner è configurabile in coerenza con questo quadro: gestione delle informative, raccolta delle firme per l&#8217;autorizzazione agli accessi, registri consultabili per finalità legittime e tracciabilità delle operazioni. Un fornitore italiano conosce la differenza tra ciò che è tecnicamente possibile e ciò che è giuridicamente lecito, e progetta i profili di utilizzo di conseguenza.
Privacy, biometria e geolocalizzazione
Il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto più volte su biometria in ambito lavorativo e geolocalizzazione dei dipendenti, con provvedimenti che restringono fortemente i casi d&#8217;uso ammessi: anche la timbratura georeferenziata va quindi configurata nel rispetto di questi limiti. GoPlanner supporta credenziali alternative graduabili, da badge e tag RFID alla timbratura con QR code e token su smartphone, fino alla timbratura vocale per l&#8217;accessibilità, permettendo di scegliere la tecnologia proporzionata alla finalità, come richiede il GDPR.
Cantieri, D.Lgs. 81/2008 e patente a crediti
Nel settore delle costruzioni la gestione HR si intreccia con la sicurezza: tesserino di riconoscimento obbligatorio, verifica di idoneità e formazione, gestione dei subappalti e, dal 1° ottobre 2024, la patente a crediti per imprese e lavoratori autonomi nei cantieri, sulla quale abbiamo pubblicato un approfondimento dedicato al recupero crediti secondo la nota INL 4634/2026. Il modulo GoPlanner SAFETY, insieme a TIME e ACCESS, gestisce badge di cantiere conformi, verifica automatica di documenti e scadenze, registro digitale di DPI e formazione, tracciamento di operai e subappaltatori su più cantieri.
CCNL, orario di lavoro ed export paghe
Con centinaia di contratti collettivi depositati al CNEL e regole su straordinari, riposi e banca ore che variano da contratto a contratto, la rilevazione presenze deve produrre dati immediatamente lavorabili dai consulenti del lavoro. GoPlanner TIME gestisce regole personalizzate, riconoscimento automatico dei turni e export delle presenze verso lo studio paghe e i software paghe utilizzati in Italia, riducendo la rielaborazione manuale a fine mese.
Assistenza in italiano: il fattore che si scopre dopo la firma
Nella valutazione di un software HR l&#8217;assistenza è spesso l&#8217;ultima voce esaminata e la prima a generare problemi. Quando una timbratura non passa il giorno di chiusura paghe, o un varco non riconosce i badge all&#8217;apertura del turno, la differenza la fa poter parlare con un tecnico che capisce la domanda al primo tentativo.
GoPlanner offre supporto tecnico in italiano, tramite portale ticket dedicato e contatto telefonico diretto con la sede di Trieste, senza passaggi attraverso help desk internazionali di primo livello. L&#8217;azienda dichiara esplicitamente l&#8217;assistenza come uno dei tre pilastri del proprio approccio, insieme a personalizzazione e sviluppo continuo: il cliente va seguito, ascoltato e accompagnato nel tempo. Non è solo una questione di lingua, ma di contesto: un tecnico che conosce il funzionamento delle chiusure mensili italiane, dei giustificativi e dei flussi verso le paghe risolve in una telefonata ciò che altrove richiede giorni di escalation.
Un criterio di scelta razionale, non ideologico
Il vantaggio di un software italiano per la gestione HR si misura in tre dimensioni verificabili: conformità nativa a un quadro normativo complesso, sicurezza attestata da qualificazioni pubbliche come quella ACN, continuità operativa garantita da un&#8217;assistenza che parla la lingua e conosce le regole di chi la usa. GoPlanner unisce queste tre dimensioni a una struttura modulare che permette di partire dalla rilevazione presenze e crescere verso accessi, visitatori, cantieri e facility management, senza cambiare piattaforma. Per HR manager, HSE e security manager, significa un unico dato del personale, coerente e tracciabile, su tutti i processi.
Le informazioni contenute in questo articolo hanno finalità informative e non costituiscono consulenza legale o giuslavoristica. I riferimenti alla qualificazione ACN provengono dal portale ufficiale dell&#8217;Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (acn.gov.it) e dalle pagine ufficiali di GoPlanner; i riferimenti normativi sono aggiornati alle analisi di settore disponibili al 14 luglio 2026. Per l&#8217;applicazione delle norme al proprio contesto aziendale si raccomanda il confronto con i propri consulenti.

Moduli GoPlanner collegati
TIME
ACCESS
SAFETY
VISITATORI
GoPlanner TIME gestisce presenze, turni, ferie e banca ore con export verso i software paghe italiani, ed è qualificato ACN.
GoPlanner ACCESS, anch&#8217;esso nel catalogo ACN, controlla varchi e aree aziendali con badge, QR e mobile access.
GoPlanner SAFETY copre badge di cantiere, DPI, idoneità e scadenze documentali secondo il D.Lgs. 81/2008.
GoPlanner VISITATORI, anch&#8217;esso qualificato ACN, digitalizza reception, inviti e registro degli ospiti nel rispetto della privacy.
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La suite è modulare: puoi attivare solo i moduli che servono alla tua organizzazione e ampliarla nel tempo.

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Question 5

Come scegliere il controllo accessi aziendale?

Accepted Answer

Controllo accessi
Controllo accessi aziendale: tornelli, badge o biometria?
          
          Pubblicato il 10 luglio 2026
          
          Tempo di lettura: 8 minuti

Il controllo accessi aziendale può essere realizzato con tornelli fisici, lettori badge RFID o sistemi biometrici, tecnologie diverse per esigenze diverse di sicurezza, flusso e budget. La scelta, però, raramente è esclusiva: nella pratica le tre tecnologie si combinano in un sistema a livelli, con protezioni crescenti man mano che ci si avvicina alle aree sensibili. Questa guida confronta i tre approcci con criteri pratici e spiega come integrarli in un&#8217;unica piattaforma, per orientare la decisione di HR, facility manager e responsabili della sicurezza.
      
In breve

Tornelli, badge RFID e biometria non sono alternative che si escludono a vicenda, ma livelli di protezione combinabili nello stesso sistema: il tornello è l&#8217;unica barriera fisica reale ed è adatto a grandi flussi, il badge è la soluzione più economica e rapida per gli accessi ordinari, la biometria garantisce la massima certezza dell&#8217;identità nelle aree critiche, con adempimenti GDPR elevati (base giuridica, DPIA, coinvolgimento del DPO). La configurazione più diffusa è a livelli: badge sul perimetro, biometria o doppio fattore solo dove serve. Il criterio decisivo è la governance unica: con GoPlanner Access tutte le tecnologie convivono sulla stessa piattaforma e ogni passaggio al varco diventa automaticamente una timbratura in GoPlanner Time, mentre GoPlanner Visitatori estende il controllo a ospiti e fornitori esterni.
        
Cos&#8217;è il controllo accessi aziendale e perché è strategico

Il controllo accessi aziendale è l&#8217;insieme di tecnologie e processi che regolano chi può entrare in un edificio, in un&#8217;area riservata o in una stanza specifica, e in quale fascia oraria. Va oltre la semplice serratura: ogni transazione viene registrata, tracciata e, se integrata con un software gestionale, trasformata in dato utile per la sicurezza, la compliance e l&#8217;amministrazione del personale.

Tre sono le categorie principali di hardware adottate nelle aziende: i tornelli, barriere fisiche che regolano il flusso, i badge RFID o smart card, tessere contactless che abilitano serrature o varchi elettronici, e i sistemi biometrici, lettori di impronta digitale o geometria della mano. A queste si aggiunge spesso un livello PIN come secondo fattore di autenticazione. L&#8217;hardware, da solo, non basta: il valore emerge quando i varchi dialogano con una piattaforma software che centralizza autorizzazioni, log e reportistica.
      
I cinque criteri per scegliere la tecnologia giusta
1. Sicurezza fisica e antipassback

I tornelli sono l&#8217;unica soluzione che impedisce fisicamente il passaggio non autorizzato. Badge e biometria controllano l&#8217;apertura della porta, ma non bloccano chi segue qualcun altro, il cosiddetto tailgating. La funzione antipassback, disponibile sui sistemi digitali, riduce il rischio senza barriera fisica: il sistema blocca la seconda richiesta di ingresso con lo stesso badge finché non viene registrata un&#8217;uscita.
      
2. Certezza dell&#8217;identità

Il badge autentica un oggetto: può essere prestato, dimenticato o clonato. La biometria autentica la persona, eliminando la delega. Per ambienti con requisiti normativi elevati, laboratori, data center, cantieri, la biometria garantisce un livello di certezza superiore, ma richiede adempimenti GDPR specifici.
      
3. Costo e complessità infrastrutturale

I tornelli richiedono spazio fisico e interventi strutturali rilevanti. I lettori badge sono la soluzione più economica e facile da installare su porte esistenti. La biometria ha costi intermedi: il dispositivo è più costoso del semplice lettore RFID, ma non richiede la produzione e la gestione di tessere fisiche.
      
4. Esperienza utente e velocità di transito

I tornelli ad alta portata gestiscono grandi flussi, stabilimenti e hub logistici, ma rallentano gli ingressi irregolari. Il badge è rapido e familiare. La biometria può creare code se il lettore è lento o se la qualità del segnale è bassa, ad esempio con guanti o umidità. Il dato da valutare è il picco di transiti nella fascia oraria di ingresso.
      
5. Integrazione con HR e presenze

Tutte e tre le tecnologie possono essere collegate a un software gestionale. L&#8217;integrazione con la rilevazione presenze elimina la doppia timbratura: ogni passaggio al varco diventa automaticamente una timbratura validata, con orario, varco e identità del dipendente già verificata. È il criterio che più incide sui costi amministrativi ricorrenti, spesso sottovalutato rispetto al costo di installazione.
      
Confronto rapido tra le tre tecnologie
La tabella riassume i fattori chiave per orientare la scelta nel proprio contesto.

Criterio
Tornello
Badge RFID
Biometria

Sicurezza fisica
Alta
Media
Media-alta

Certezza identità
Media
Bassa
Alta

Costo installazione
Alto
Basso
Medio

Spazio richiesto
Significativo
Minimo
Minimo

Adempimenti GDPR
Standard
Standard
Elevati

Integrazione presenze
Sì, con middleware
Sì, nativa
Sì, nativa

Adatto a
Stabilimenti, hub logistici, campus
Uffici, PMI, multi-sede
Lab, data center, cantieri

Biometria e GDPR: cosa verificare prima di attivarla

I dati biometrici rientrano tra i dati sensibili ai sensi dell&#8217;art. 9 del GDPR: la loro raccolta richiede una base giuridica adeguata, una valutazione d&#8217;impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e misure di sicurezza rinforzate. Nel contesto lavorativo italiano il consenso del dipendente, per lo squilibrio del rapporto, difficilmente è considerato valido da solo: prima di attivare la biometria è quindi obbligatorio coinvolgere il DPO aziendale e verificare i provvedimenti del Garante applicabili al proprio settore. Badge e PIN, al contrario, non comportano il trattamento di dati biometrici e restano soggetti agli adempimenti privacy standard.
      
Il vantaggio del sistema integrato: dal varco alla busta paga

Qualunque sia la tecnologia scelta al varco, il ritorno dell&#8217;investimento dipende da ciò che accade dopo la transazione. Un sistema integrato porta quattro benefici misurabili.

Zero doppia timbratura. Ogni transazione al varco viene registrata automaticamente nel modulo presenze: niente app separata, niente correttivi manuali a fine mese. I dati di accesso e quelli HR vivono in un unico database coerente, pronto per l&#8217;export verso il payroll.

Tracciabilità in tempo reale. Chi è in sede in questo momento? Chi ha acceduto all&#8217;area server alle 23:15? Il log degli accessi è disponibile in tempo reale dal pannello di controllo, con filtri per persona, varco, fascia oraria e profilo di autorizzazione. In caso di emergenza, l&#8217;elenco dei presenti è immediato.

Gestione centralizzata delle autorizzazioni. Creare, modificare o revocare un profilo di accesso richiede pochi secondi dal software, senza intervento fisico sull&#8217;hardware. Utile in caso di cambio ruolo, fine contratto o accesso temporaneo per visitatori e fornitori, gestibile in modo strutturato con un registro visitatori digitale.

Compliance e reportistica automatica. I report di accesso sono già strutturati per audit, ispezioni e verifiche interne: chi è entrato, quando, con quale autorizzazione. Questo riduce il tempo di risposta alle richieste del DPO, del responsabile della sicurezza o delle autorità.
      
Tecnologie complementari, non alternative: il modello a livelli

La domanda &#8220;tornelli, badge o biometria?&#8221; è in realtà mal posta: nella maggior parte delle aziende la risposta corretta non è una scelta secca, ma una combinazione a livelli. Le tre tecnologie proteggono da rischi diversi e possono convivere nello stesso sistema, ciascuna assegnata all&#8217;area in cui il suo rapporto tra costo, sicurezza e adempimenti è più favorevole.

Il principio è quello della sicurezza stratificata: la protezione cresce man mano che ci si avvicina alle aree sensibili. Al perimetro, dove il flusso è elevato e il rischio è basso, servono velocità e tracciabilità: qui il tornello con badge gestisce grandi volumi e blocca fisicamente il tailgating. Per orientarsi tra le tipologie disponibili, a tripode, a tutta altezza, a battenti motorizzati, è utile la panoramica dedicata ai tornelli per il controllo accessi di Infordata Sistemi, integrabili nativamente con la piattaforma GoPlanner. Nelle aree operative interne, uffici, reparti, magazzini, il lettore badge su porta singola offre controllo e log completi con il minimo costo per varco. Nelle sole aree critiche, sala server, laboratorio, magazzino farmaci, zona di cantiere con obblighi di tracciabilità, si aggiunge la biometria o il doppio fattore badge più impronta, concentrando gli adempimenti GDPR dove la certezza dell&#8217;identità è davvero necessaria.

Questo approccio ha tre vantaggi concreti. Primo, ottimizza l&#8217;investimento: la tecnologia più costosa e più onerosa dal punto di vista privacy copre solo i varchi che la giustificano, non l&#8217;intero edificio. Secondo, limita il perimetro della DPIA: la valutazione d&#8217;impatto riguarda i soli varchi biometrici, con un numero circoscritto di interessati. Terzo, consente un&#8217;adozione graduale: si parte dal badge integrato con le presenze e si aggiungono tornelli o biometria in un secondo momento, senza sostituire ciò che esiste.

La condizione perché il modello funzioni è che tutti i livelli rispondano a un&#8217;unica piattaforma di governance: stesse anagrafiche, stessi profili di autorizzazione, stesso log. Se il tornello, il lettore badge e il terminale biometrico vivono su tre software separati, ogni cambio ruolo o fine contratto va replicato tre volte, e l&#8217;audit diventa una ricostruzione manuale. Con una piattaforma unica, revocare un&#8217;autorizzazione disattiva la persona su tutti i varchi contemporaneamente, qualunque sia la tecnologia installata.
      
Quale combinazione per quale azienda

Per uffici e PMI multi-sede, il badge RFID su varchi elettronici integrato con le presenze è il punto di partenza più equilibrato tra costi e benefici, con la possibilità di aggiungere livelli in seguito. Per stabilimenti produttivi, hub logistici e campus con flussi elevati, il tornello con antipassback all&#8217;ingresso principale si combina con lettori badge sulle porte interne. Per aree critiche, data center, laboratori, cantieri con obblighi di tracciabilità del personale, la biometria si innesta sul sistema esistente come livello aggiuntivo, a condizione di completare prima il percorso di conformità GDPR per quei soli varchi. In tutti i casi la logica è la stessa: non sostituire, ma stratificare.
      
        Questo articolo ha finalità informative e si basa su analisi di settore disponibili al 10 luglio 2026 e sulla normativa vigente alla stessa data. Non costituisce consulenza legale: per l&#8217;attivazione di sistemi biometrici o per gli adempimenti privacy specifici della propria organizzazione si raccomanda di consultare il DPO aziendale e i provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali.

Moduli GoPlanner collegati
          ACCESS
          TIME
          VISITATORI

GoPlanner Access gestisce varchi, tornelli, badge e lettori biometrici da un&#8217;unica piattaforma cloud, con antipassback, profili di autorizzazione e log in tempo reale. L&#8217;integrazione nativa con GoPlanner Time trasforma ogni passaggio al varco in una timbratura validata, mentre GoPlanner Visitatori estende il controllo accessi a ospiti, fornitori e appaltatori con registrazione digitale e badge temporanei.
        
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Question 6

Società Benefit nel settore tech: cosa significa e perché conta per chi sceglie software HR

Accepted Answer

HR Tech & Sostenibilità
Società benefit nel settore tech: cosa significa e perché conta per chi sceglie software HR
        
        Pubblicato il 9 luglio 2026
        
        Tempo di lettura: 5 minuti
Una Società Benefit nel settore tech è un&#8217;impresa che inserisce nello statuto, accanto all&#8217;obiettivo di profitto, un impegno formale verso persone, comunità e ambiente. Non è una dichiarazione d&#8217;intenti, ma un vincolo giuridico: chi sceglie questa forma societaria deve misurare e rendicontare ogni anno i risultati ottenuti. Per chi acquista software di gestione HR, significa scegliere un fornitore che risponde di ciò che fa a una platea più ampia degli azionisti.
    
      In breve
Una Società Benefit tech è un&#8217;azienda che vincola per statuto, ai sensi della Legge 208/2015, il proprio operato a finalità di beneficio comune misurabili e rendicontate annualmente, oltre all&#8217;obiettivo di profitto. Nel software HR questa scelta si traduce in prodotti progettati per rispettare i lavoratori che li usano ogni giorno, trasparenza verificabile verso i clienti e coerenza con i criteri ESG. GoPlanner è il brand di Infordata Sistemi Srl Società Benefit, che ha adottato questo modello per i propri moduli di gestione presenze, turni e accessi aziendali, in primo luogo GoPlanner TIME e GoPlanner ACCESS.
Cos&#8217;è una Società Benefit nel settore tech
In Italia la forma giuridica è disciplinata dalla Legge 28 dicembre 2015 n. 208. Qualsiasi tipo di società (S.r.l., S.p.A., anche cooperative) può aggiungere al proprio oggetto sociale una o più finalità di beneficio comune: welfare dei collaboratori, riduzione dell&#8217;impatto ambientale, sostegno alla comunità locale, accessibilità del prodotto, trasparenza verso i clienti.
Nel mondo tech questo modello ha una rilevanza specifica: il software permea i processi di lavoro di migliaia di persone. Un&#8217;azienda tech che sceglie la forma di Società Benefit si impegna a progettare strumenti che rispettino le persone che li usano ogni giorno, non soltanto a ottimizzare la metrica di ricavo.
Infordata Sistemi Srl, la Società Benefit che sviluppa e distribuisce GoPlanner, ha scelto questa strada perché la gestione di presenze, turni e accessi aziendali tocca direttamente la qualità del lavoro di ogni dipendente..
I vantaggi concreti per l&#8217;azienda e per chi la sceglie
          ✓
Fiducia misurabile, non solo dichiarata
La relazione annuale rende pubblici gli impegni e i risultati. I clienti possono verificare i progressi nel tempo, non accontentarsi di uno slogan sul sito.
          ✓
Prodotto più attento alle persone
Chi deve rendicontare il benessere dei propri collaboratori tende a progettare software che rispetti anche gli utenti finali: interfacce chiare, dati trattati correttamente, aggiornamenti che non creano caos operativo.
          ✓
Allineamento con i criteri ESG
Le aziende che adottano politiche ESG trovano nei fornitori benefit un alleato coerente: scegliere software da una Società Benefit supporta la rendicontazione di sostenibilità e facilita i processi di due diligence sulla supply chain.
          ✓
Stabilità e visione di lungo periodo
Le Società Benefit tendono a valutare le decisioni strategiche su un orizzonte più ampio, riducendo i rischi di cambi di direzione improvvisi che impattano i clienti. Un fornitore stabile è un fornitore su cui si può costruire.
      🎯
        Per chi è pensato
Questo approccio è particolarmente rilevante per responsabili HR, direttori operativi e responsabili acquisti di aziende con più di 50 dipendenti che valutano software gestionale e vogliono includere criteri di sostenibilità e affidabilità nel processo di selezione del fornitore.
      Domande frequenti

Cosa distingue una Società Benefit da una normale S.r.l. o S.p.A.?

Una Società Benefit inserisce nello statuto l&#8217;obbligo di perseguire, insieme al profitto, una o più finalità di beneficio comune: persone, comunità, ambiente o cultura. Questo impegno è giuridicamente vincolante e deve essere rendicontato ogni anno, a differenza delle dichiarazioni di valore che restano senza conseguenze formali.

Esiste una certificazione obbligatoria per diventare Società Benefit in Italia?

No. In Italia la forma giuridica è disciplinata dalla Legge 28 dicembre 2015 n. 208 e non richiede una certificazione esterna obbligatoria. Alcune aziende scelgono anche la certificazione B Corp (rilasciata da B Lab), che è volontaria e aggiunge un audit indipendente con cadenza triennale.

Quali sono gli obblighi concreti di una Società Benefit?

Lo statuto deve indicare le finalità di beneficio comune. L&#8217;azienda deve nominare un responsabile dell&#8217;impatto e pubblicare ogni anno una relazione annuale che misuri i risultati rispetto agli obiettivi dichiarati. In caso di mancata redazione della relazione, sono previste sanzioni amministrative.

Essere una Società Benefit influisce sui costi o sui prezzi del software?

Non direttamente. I costi operativi legati alla rendicontazione di impatto esistono, ma vengono assorbiti nella struttura aziendale. I clienti non pagano un premium automatico: scelgono il prodotto per le sue funzionalità e trovano nel modello benefit un elemento di fiducia e coerenza strategica.

Come verifico che una Società Benefit mantenga davvero i suoi impegni?

Attraverso la relazione annuale di impatto, documento pubblico che descrive obiettivi, azioni e risultati. Le aziende che aderiscono anche alla certificazione B Corp sono sottoposte a una verifica indipendente ogni tre anni da B Lab, con un punteggio che copre governance, lavoratori, comunità, ambiente e modello di business.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere divulgativo e si basano sulla normativa italiana vigente (Legge 28 dicembre 2015 n. 208) e su analisi di settore disponibili al 9 luglio 2026. Non costituiscono consulenza legale o fiscale. Per approfondimenti normativi si consiglia di fare riferimento alle fonti istituzionali ufficiali: normattiva.it, lavoro.gov.it.

Moduli GoPlanner collegati
        TIME
        ACCESS
        VISITATORI
        SAFETY

GoPlanner è il brand di Infordata Sistemi Srl Società Benefit, che progetta software HR con un impegno formale verso le persone. I moduli GoPlanner TIME e GoPlanner ACCESS gestiscono presenze, turni e controllo accessi rispettando i lavoratori al centro dei processi aziendali. GoPlanner VISITATORI digitalizza la reception con tracciabilità completa, mentre GoPlanner SAFETY supporta la conformità agli obblighi di salute e sicurezza sul lavoro.
      
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Question 7

Patente a crediti cantieri: il modulo INL per recuperare i punti è online

Accepted Answer

Sicurezza e Cantieri · Normativa
Patente a Crediti nei cantieri: come recuperare i punti decurtati con la Nota INL n. 4634/2026
          
          Pubblicato il 7 luglio 2026
          
          Tempo di lettura: 7 minuti

Il 3 luglio 2026 l&#8217;Ispettorato Nazionale del Lavoro ha pubblicato il modulo ufficiale per la presentazione dell&#8217;istanza di recupero crediti della Patente a Crediti nei cantieri, rendendo concretamente attivabile la procedura definita dalla Nota n. 4634 del 24 giugno 2026. Per le imprese edili e i lavoratori autonomi che hanno subito decurtazioni, si apre la fase operativa più attesa: quella del recupero. Capire esattamente come funziona il sistema, cosa valutano le Commissioni territoriali e quali investimenti tecnologici sono riconosciuti è oggi una priorità gestionale, non solo un adempimento burocratico.

In breve

Con la Nota n. 4634 del 24 giugno 2026 e la pubblicazione del relativo modulo il 3 luglio 2026, l&#8217;INL ha completato il quadro operativo per il recupero dei crediti della Patente a Crediti nei cantieri temporanei e mobili (art. 27, D.Lgs. 81/2008). Il recupero massimo è di 15 crediti, ottenibili attraverso formazione aggiuntiva certificata e investimenti in salute e sicurezza, valutati da una Commissione territoriale composta da rappresentanti di INL, INAIL, ASL e rappresentante dei lavoratori. La formazione vale 0,25 crediti per ora e richiede frequenza minima del 90% e test finale con soglia del 70%. Per gli investimenti, la tabella INL prevede 1 credito per importi tra 5.000 e 25.000 euro, 3 crediti tra 25.000,01 e 50.000 euro e 6 crediti oltre 50.000 euro. Tra gli investimenti riconosciuti figurano sistemi di controllo degli accessi in cantiere, rilevamento delle presenze tracciato e tecnologie di monitoraggio in tempo reale, ambiti diretti di GoPlanner SAFETY, TIME e ACCESS. Il recupero può essere pianificato per moduli progressivi.

Il contesto: dove siamo con la Patente a Crediti nel 2026

La Patente a Crediti è obbligatoria per imprese e lavoratori autonomi che operano nei cantieri temporanei e mobili dal 1° ottobre 2024, in base all&#8217;art. 27 del D.Lgs. 81/2008 come modificato dal D.L. 19/2024. Ogni soggetto parte da un punteggio di 30 crediti e la soglia minima per poter operare è fissata a 15 crediti. Scendere sotto questa soglia significa il blocco operativo del cantiere, con sanzione minima di 12.000 euro.

Dal 1° gennaio 2026, con le modifiche introdotte dalla Legge 198/2025, le decurtazioni operano in modo più severo: anche una sola giornata di lavoro irregolare comporta la perdita di 5 crediti per ciascun lavoratore coinvolto, senza più il meccanismo calmieratore precedentemente previsto. In questo quadro, la procedura di recupero crediti prevista dal D.M. n. 132/2024 e ora operativa con le linee guida della Nota INL 4634/2026 è diventata uno strumento strategico, non di emergenza, per le imprese che operano in cantiere.
        
La Nota INL n. 4634/2026: cosa introduce operativamente

La Nota del 24 giugno 2026 è stata adottata in attuazione dell&#8217;art. 5, comma 4, del Decreto Direttoriale INL n. 24 del 6 marzo 2026, ed è stata condivisa con l&#8217;Ufficio legislativo del Ministero del Lavoro. Non si tratta di una circolare interpretativa generica: è un documento che definisce criteri uniformi per tutte le Commissioni territoriali chiamate a valutare le istanze di recupero, garantendo che l&#8217;esito di una domanda non dipenda dalla sede territoriale dell&#8217;INL competente.

La Commissione è composta da rappresentanti dell&#8217;INL e dell&#8217;INAIL, con la partecipazione dell&#8217;ASL territorialmente competente e del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza territoriale (RLST), individuato tramite l&#8217;Organismo Paritetico competente. Il calendario delle riunioni viene stabilito tenendo conto, per quanto possibile, del settore economico in cui opera l&#8217;impresa richiedente.
        
          Attenzione
          Il 3 luglio 2026 l&#8217;INL ha pubblicato il modulo ufficiale per l&#8217;istanza di recupero crediti PAC, scaricabile dal portale istituzionale. L&#8217;istanza si trasmette in modalità telematica alla PEC dell&#8217;Ufficio territoriale INL dove ha sede la Commissione competente, oppure tramite associazione di categoria di rappresentanza. È possibile richiedere un confronto preventivo con la Commissione prima della presentazione formale.
Il percorso formativo: regole, ore e soglie di valutazione

La formazione è il primo strumento per il recupero dei crediti. La Nota INL chiarisce che si tratta di percorsi aggiuntivi rispetto a quelli già previsti obbligatoriamente dal D.Lgs. 81/2008: non sono compatibili con l&#8217;aggiornamento periodico ordinario e non possono sovrapporsi a corsi già completati come adempimento di legge.

I corsi devono essere erogati da soggetti formatori qualificati ai sensi dell&#8217;Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2015, possono svolgersi in presenza o in videoconferenza sincrona e devono avere una durata proporzionata alla gravità e alla tipologia delle violazioni che hanno generato la decurtazione. La durata minima si calcola con questa formula: si sottraggono i crediti residui da 30, e si moltiplica il risultato per un coefficiente tra 0,8 e 1,5 determinato dalla Commissione in base alla gravità della violazione.

Il riconoscimento dei crediti avviene nella misura di 0,25 crediti per ogni ora di formazione, con arrotondamento per difetto al numero intero. Per ottenere il riconoscimento occorre frequentare almeno il 90% delle ore previste e superare un test finale con un punteggio minimo del 70% di risposte corrette. L&#8217;attestato deve riportare dati del soggetto formatore, del partecipante, tipologia e durata del corso, modalità di erogazione e la dicitura relativa alla validità ai fini del recupero crediti.

Il percorso formativo può essere strutturato per moduli, consentendo il recupero progressivo dei crediti al termine di ciascun modulo completato, senza attendere la conclusione dell&#8217;intero piano.
        
Gli investimenti tecnologici: cosa è riconosciuto e in che misura

Il secondo strumento di recupero sono gli investimenti in salute e sicurezza sul lavoro. La Commissione valuta ogni investimento in base a tre criteri: sostenibilità economica e organizzativa rispetto alle dimensioni dell&#8217;impresa, capacità effettiva di ridurre il rischio di infortuni e malattie professionali, relazione diretta con le tipologie di violazioni che hanno determinato la decurtazione.

Non è sufficiente il semplice acquisto: occorre dimostrare che i beni o le tecnologie sono stati effettivamente integrati nei processi di lavoro e che i lavoratori sono stati formati al loro utilizzo. Gli investimenti realizzati con finanziamenti pubblici sono ammessi, purché l&#8217;impresa possa documentarne l&#8217;effettivo impatto sulla sicurezza.
        
La Nota INL elenca a titolo esemplificativo le seguenti tipologie di investimento riconosciute:

Sistemi di rilevamento ambientale: sensori per radiazioni, rumore, temperatura, gas tossici, ossigeno, con monitoraggio in tempo reale delle condizioni di esposizione.
DPI intelligenti: dispositivi di protezione individuale o abbigliamento da lavoro dotati di elettronica o sensori integrati, inclusi rilevatori di contaminazione, di prossimità, inerziali e tessuti intelligenti. L&#8217;utilizzo effettivo deve essere documentato attraverso evidenze di formazione e addestramento.
Tecnologie per la sorveglianza sanitaria: sistemi integrati per la gestione della salute dei lavoratori in cantiere.
Robotica e automazione: per lavorazioni pericolose che possono essere sostituite o gestite in sicurezza tramite sistemi automatizzati.
Metodologie formative immersive: realtà virtuale, aumentata o mista per simulazioni di emergenza, formazione e assistenza da remoto.

I crediti riconoscibili per investimento seguono una tabella precisa:

Investimento realizzato
Crediti recuperabili

Da 5.000,00 euro a 25.000,00 euro
1

Da 25.000,01 euro a 50.000,00 euro
3

Oltre 50.000,00 euro
6

Anche il recupero tramite investimenti è pianificabile in modo graduale: la Commissione può riconoscere crediti sulla base dello stato di avanzamento dei progetti e dei risultati progressivamente conseguiti, senza attendere il completamento totale dell&#8217;investimento.
        
La digitalizzazione come investimento valutato ai fini del recupero

Un elemento di particolare rilievo della Nota INL 4634/2026 riguarda il riconoscimento esplicito dei sistemi software e di digitalizzazione come beni con finalità protettiva, elevando la digitalizzazione a presidio di legalità nei cantieri. L&#8217;INL riconosce che investire in sistemi di monitoraggio, tracciabilità e analisi dei dati di cantiere ha un valore diretto ai fini della riduzione del rischio, non solo ai fini della compliance documentale.

Questo significa che sistemi di controllo degli accessi in cantiere, piattaforme di rilevazione delle presenze tracciata con identificazione univoca dei lavoratori, strumenti di monitoraggio delle attività e della filiera di appalto rientrano nella categoria degli investimenti valutabili dalla Commissione, purché l&#8217;impresa documenti l&#8217;effettivo utilizzo e l&#8217;integrazione nei processi di sicurezza.
        
Le decurtazioni più frequenti che attivano la procedura

Per orientare la scelta degli investimenti e dei percorsi formativi più efficaci, è utile conoscere le violazioni che generano le decurtazioni più pesanti secondo l&#8217;Allegato I-bis del D.Lgs. 81/2008. Tra le più frequenti: mancanza di DPI contro le cadute dall&#8217;alto (perdita di 10 crediti), infortuni che causano inabilità permanente (perdita di 15 crediti) e infortuni mortali (perdita di 20 crediti). Per le decurtazioni da lavoro irregolare, dal 1° gennaio 2026 la perdita è di 5 crediti per ciascun lavoratore coinvolto, con effetto immediato dalla notifica del verbale di accertamento.

La scelta dell&#8217;investimento e del percorso formativo deve essere coerente con la tipologia della violazione che ha generato la decurtazione: la Commissione valuta questa correlazione come elemento centrale nell&#8217;attribuzione dei crediti. Un investimento in sistemi di monitoraggio ambientale, ad esempio, è più direttamente rilevante per decurtazioni legate all&#8217;esposizione a rischi chimici o fisici, mentre sistemi di controllo accessi e tracciabilità delle presenze sono pertinenti a violazioni legate alla gestione irregolare dei lavoratori in cantiere.

Questo articolo ha finalità informativa e non costituisce consulenza legale o tecnica in materia di sicurezza sul lavoro. I contenuti sono elaborati sulla base della Nota INL n. 4634 del 24 giugno 2026, del Decreto Direttoriale INL n. 24 del 6 marzo 2026, del D.M. n. 132/2024 e dell&#8217;art. 27 del D.Lgs. 81/2008 come vigente al 7 luglio 2026, nonché di analisi di settore disponibili alla stessa data. Per valutazioni specifiche sulla propria situazione si raccomanda di rivolgersi a un RSPP, a un consulente del lavoro o a un legale specializzato in sicurezza sul lavoro.

Moduli GoPlanner collegati
          SAFETY
          TIME
          ACCESS

GoPlanner SAFETY gestisce la documentazione di sicurezza in cantiere: DPI, formazione, sorveglianza sanitaria, scadenze e audit. La tracciabilità digitale dei corsi e delle evidenze di utilizzo dei DPI è esattamente la documentazione che la Commissione territoriale richiede per il riconoscimento dei crediti da investimento.

GoPlanner TIME registra le presenze con identificazione univoca dei lavoratori in cantiere, producendo un audit trail completo e verificabile. La rilevazione tracciata delle presenze è uno degli investimenti tecnologici esplicitamente valorizzati dall&#8217;INL come presidio di legalità.

GoPlanner ACCESS controlla gli accessi fisici al cantiere, garantendo che solo i lavoratori autorizzati e in regola accedano alle aree di lavoro. Il sistema genera log tracciati utili sia per la compliance documentale sia per dimostrare alla Commissione l&#8217;adozione di misure concrete di gestione del rischio.
        
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Demo gratuita e senza impegno. Un consulente GoPlanner analizzerà le esigenze specifiche del tuo cantiere o della tua impresa edile.
      
Come presentare l&#8217;istanza

Scarica il modulo PAC dal portale INL (pubblicato il 3 luglio 2026).
Definisci il piano di recupero: formazione, investimenti o entrambi, con tempistiche.
Invia l&#8217;istanza via PEC all&#8217;Ufficio territoriale INL competente, anche tramite associazione di categoria.
Richiedi, se utile, un confronto preventivo con la Commissione.
Avvia il percorso e presenta le evidenze alla Commissione per il riconoscimento progressivo dei crediti.

Riferimenti normativi

Art. 27, D.Lgs. n. 81/2008 (T.U. Sicurezza Lavoro)
D.L. 19/2024 conv. Legge 56/2024 (Decreto PNRR 4)
D.M. n. 132 del 18 settembre 2024
D.L. 159/2025 conv. Legge 198/2025
D.D. INL n. 24 del 6 marzo 2026
Nota INL n. 4634 del 24 giugno 2026
Modulo istanza PAC, INL, 3 luglio 2026

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Question 8

Gestione presenze manuale: quanto costa davvero all'azienda?

Accepted Answer

Efficienza HR
Il peso amministrativo nascosto: quanto costa gestire le presenze a mano
          Pubblicato il 6 luglio 2026
          ·
          Tempo di lettura: 5 minuti
Quando si parla di rilevazione delle presenze, l&#8217;attenzione si concentra quasi sempre sul rischio normativo: l&#8217;ispezione, le sanzioni, il LUL non aggiornato. Ma c&#8217;è un secondo costo, meno visibile e spesso sottovalutato, che le aziende pagano ogni mese senza contabilizzarlo: il tempo. La gestione manuale delle presenze, con Excel, registri cartacei o accordi informali, genera un carico amministrativo ricorrente che pesa sull&#8217;ufficio HR, sul responsabile del personale e, indirettamente, anche sui dipendenti. Quantificarlo aiuta a capire perché la digitalizzazione delle presenze non è una spesa, ma un risparmio.
In breve
Secondo diverse analisi sulla digitalizzazione dei processi HR, la gestione manuale delle presenze può assorbire fino a 6-8 ore al mese ogni 10 dipendenti, solo per controlli, calcoli e verifiche. Con un software automatizzato, questo tempo può ridursi fino al 50-70%. A questi costi diretti si aggiungono rischi nascosti: errori nei cedolini difficili da rilevare a posteriori, visibilità zero per il dipendente sui propri orari fino alla busta paga, e un carico di riconciliazione a fine mese difficilmente scalabile.
Moduli GoPlanner collegati: TIME per la rilevazione presenze con automazione completa, TIME ONE per le PMI fino a 20 dipendenti.
Il peso amministrativo nascosto: quanto costa gestire le presenze a mano
Il punto di partenza è semplice: ogni azienda che gestisce le presenze a mano dedica una quota significativa del tempo dell&#8217;ufficio HR a operazioni che un software esegue in automatico. Raccogliere i dati dai fogli firma o da Excel, verificare le anomalie, calcolare gli straordinari, controllare i turni, preparare il riepilogo mensile per il consulente del lavoro. Ogni passaggio richiede attenzione manuale e genera il rischio di errore.
Secondo diverse analisi sulla digitalizzazione dei processi HR, questo insieme di attività può assorbire fino a 6-8 ore al mese ogni 10 dipendenti. Per un&#8217;azienda di 50 persone, significa tra le 30 e le 40 ore mensili dedicate alla sola gestione delle presenze. Con un software di rilevazione automatizzata, questo tempo può ridursi del 50-70%, liberando risorse per attività a maggiore valore: selezione, formazione, welfare, analisi dei dati HR.
A questo si aggiungono tre categorie di costi nascosti che raramente compaiono nei calcoli ma hanno un impatto reale sull&#8217;organizzazione.
Il primo è il rischio di errore sui cedolini. Un&#8217;anomalia nel foglio Excel, uno straordinario non registrato, un turno compensato in modo errato: in un sistema manuale questi errori emergono tardi, spesso solo quando il dipendente li segnala dopo aver ricevuto la busta paga. La correzione richiede tempo, coinvolge il consulente del lavoro e, nei casi peggiori, genera contenzioso.
Il secondo è la mancanza di visibilità per il dipendente. In molte realtà il lavoratore timbra e non ha più accesso ai propri dati orari fino all&#8217;arrivo della busta paga. Se c&#8217;è un errore, lo scopre quando ormai è già in cedolino. Le app di rilevazione moderne consentono invece al collaboratore di verificare in tempo reale i propri orari, inviare richieste di giustificativi o correzioni direttamente dalla app, e ridurre il carico di segnalazioni a fine mese per l&#8217;ufficio HR.
Il terzo è il costo della scalabilità. Una gestione manuale che funziona con 10 dipendenti diventa rapidamente insostenibile con 30 o 50. Il carico amministrativo cresce in modo proporzionale al numero di persone, mentre un sistema automatizzato scala senza aumentare il tempo di gestione.
Confronto tra strumenti

Voce di costo
Gestione manuale (Excel)
Software HR automatizzato

Tempo di gestione mensile
6-8 ore ogni 10 dipendenti
Riduzione del 50-70%

Rischio errori cedolino
Alto (nessuna validazione automatica)
Basso (alert su anomalie)

Visibilità del dipendente
Nulla fino alla busta paga
In tempo reale da app

Scalabilità
Lineare con il numero di persone
Costante indipendentemente dalla scala

Difendibilità in ispezione
Bassa (dati modificabili)
Alta (log immutabili)

Integrazione con il consulente del lavoro
Manuale (export ad hoc)
Automatica (export standard)

Le specificità delle PMI: quando il problema è la scala
Una domanda ricorrente nelle PMI è: a partire da quanti dipendenti conviene un software di rilevazione presenze? La risposta pratica è: prima di quanto si pensi. Anche con 10 persone, le 6-8 ore mensili di gestione manuale rappresentano quasi un giorno lavorativo dedicato a un&#8217;attività che non produce valore diretto. Se a questo si aggiunge il rischio normativo (150 euro per lavoratore in caso di mancata tenuta dei registri orari) e il rischio di errori nei cedolini, il calcolo si chiude rapidamente a favore della digitalizzazione.
Per le realtà più piccole esiste oggi una soluzione pensata specificamente per PMI fino a 20 dipendenti: GoPlanner TIME ONE, kit entry-level configurabile in poche ore senza hardware aggiuntivo, con lo stesso livello di conformità normativa di GoPlanner TIME e un costo per utente contenuto. Il passaggio dal foglio presenze a un sistema certificabile non richiede un progetto IT: richiede una scelta.
Conclusione
Il costo della gestione presenze manuale non è solo il rischio di una sanzione ispettiva. È il costo ricorrente, silenzioso e difficilmente visibile di ore sottratte ogni mese all&#8217;ufficio HR, di errori che emergono quando è già tardi, di una scalabilità che si inceppa appena l&#8217;organizzazione cresce. La digitalizzazione non risolve solo un problema normativo: risolve un problema operativo che le aziende pagano ogni mese, senza quasi accorgersene.
          Fonti e note: I dati sul risparmio di tempo (50-70%) e sulle ore di gestione manuale (6-8 ore/mese ogni 10 dipendenti) sono tratti da analisi di settore sulla digitalizzazione dei processi HR, disponibili al 6 luglio 2026. Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale o del lavoro.

Excel vs Software

Excel6-8 ore/mese ogni 10 dipendenti per gestione manuale
SoftwareRiduzione fino al 70% del tempo amministrativo
ExcelErrori nei cedolini emergono a fine mese
SoftwareAlert automatici su anomalie e straordinari
ExcelDipendente senza visibilità fino alla busta paga
SoftwareOrari consultabili in tempo reale da app
ExcelCarico cresce linearmente con i dipendenti
SoftwareScala senza aumentare il tempo di gestione

Checklist rapida

Calcola le ore mensili dedicate alla gestione presenze
Stima il costo orario del tempo HR impiegato
Verifica quante correzioni al cedolino arrivano dai dipendenti ogni mese
Controlla se l&#8217;export per il consulente del lavoro è manuale o automatico
Valuta se il sistema attuale scala con la crescita dell&#8217;organico
Per PMI fino a 20 dipendenti: valuta GoPlanner TIME ONE

Moduli GoPlanner collegati
            TIME
            TIME ONE

GoPlanner TIME automatizza timbrature, calcoli orari, gestione anomalie e maggiorazioni, con alert in tempo reale, app per il dipendente e export diretto per il cedolino. GoPlanner TIME ONE è il kit entry-level per PMI fino a 20 dipendenti: stessa conformità normativa, configurazione in poche ore, nessun hardware richiesto.
          
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Per maggiori informazioni consulta la pagina Per ruolo o le FAQ.

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Question 9

Smart Working: la digitalizzazione non è più opzionale

Accepted Answer

Normativa HR
Smart working e timbrature 2026: l&#8217;obbligo di rilevazione presenze vale anche da remoto
          Pubblicato il 3 luglio 2026
          ·
          Tempo di lettura: 4 minuti
Molti datori di lavoro italiani sono convinti che lo smart working, per sua natura flessibile e senza postazione fissa, esima dall&#8217;obbligo di tracciare gli orari dei dipendenti. Non è così. La Legge 81/2017 ha introdotto il lavoro agile come modalità di esecuzione del rapporto subordinato, non come deroga alle norme sull&#8217;orario di lavoro. Nel 2026, con i controlli dell&#8217;Ispettorato del Lavoro sempre più orientati alla verifica della tracciabilità, capire cosa la legge richiede concretamente, e con quali strumenti è possibile rispettarla, è diventato un tema urgente per HR manager, titolari di PMI e responsabili del personale.
In breve
In Italia la Legge 81/2017 prevede che i limiti di orario si applichino anche al lavoro agile. Il datore di lavoro deve poter dimostrare, in caso di ispezione dell&#8217;Ispettorato del Lavoro, che tali limiti sono stati rispettati. Excel è formalmente ammesso ma difficilmente difendibile: può essere modificato senza lasciare traccia. Le sanzioni per mancata tenuta dei registri orari arrivano a 150 euro per lavoratore. Il LUL (Libro Unico del Lavoro) va conservato per almeno 5 anni.
Modulo GoPlanner collegato: TIME, per la timbratura da smartphone con GPS conforme al GDPR, log immutabili e export diretto per il cedolino.
Cosa dice la legge: il perimetro normativo
L&#8217;obbligo di rilevazione delle presenze in Italia si fonda su un impianto che combina diritto europeo e nazionale. La Direttiva 2003/88/CE sull&#8217;organizzazione dell&#8217;orario di lavoro, interpretata dalla sentenza della Corte di Giustizia dell&#8217;UE C-55/18 del 2019, ha stabilito che i datori di lavoro devono dotarsi di un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare la durata dell&#8217;orario di lavoro giornaliero di ogni lavoratore. In Italia questi principi sono recepiti nel D.Lgs. 66/2003.
Sul fronte dello smart working, il riferimento è la Legge 81/2017 (artt. 18-24). La norma definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato senza vincoli di orario rigidi. Ma non elimina l&#8217;obbligo di rispettare i limiti di orario previsti dal CCNL e dalla legge. Il datore di lavoro rimane responsabile della dimostrazione del rispetto di tali limiti, anche quando il lavoratore opera da casa, da un coworking o da qualsiasi altra sede.
Le sanzioni per mancata tenuta dei registri orari sono previste dall&#8217;art. 18-bis del D.Lgs. 66/2003 e possono arrivare a 150 euro per ogni lavoratore con presenze non registrate correttamente. Il consenso del dipendente non rende legittima una violazione delle norme sull&#8217;orario di lavoro.
Attenzione
Il LUL (Libro Unico del Lavoro) deve essere conservato per almeno 5 anni. Il personale ispettivo può richiedere gli elenchi mensili relativi ai 5 anni precedenti (art. 4, D.M. 9 luglio 2008).
Perché Excel non basta in caso di ispezione
Excel è ancora formalmente ammesso dalla normativa italiana come strumento di registrazione delle presenze. Il problema non è la legalità dello strumento in sé, ma la sua attendibilità dimostrabile davanti all&#8217;Ispettorato del Lavoro. Un file Excel può essere modificato in qualsiasi momento senza lasciare traccia. In caso di vertenza sul lavoro straordinario, o di un controllo ispettivo, un registro digitale modificabile non offre le garanzie richieste.
Lo stesso limite vale per i fogli firma cartacei e i registri manuali. I software di rilevazione presenze certificati registrano invece automaticamente entrate, uscite e ore lavorate con log immutabili, consultabili in qualsiasi momento dall&#8217;ufficio HR e dal consulente del lavoro.
Come funziona la timbratura da remoto nel rispetto del GDPR
Le soluzioni digitali per lo smart working consentono al dipendente di timbrare da smartphone tramite GPS o app browser, senza badge fisici né hardware aggiuntivo. La posizione viene registrata al momento della timbratura, non durante la giornata: questo è il punto cruciale per la conformità al GDPR. Il tracciamento continuo del lavoratore non è ammesso; la geolocalizzazione al momento dell&#8217;accesso, invece, è considerata proporzionata e legittima, a condizione che il dipendente riceva informativa adeguata prima dell&#8217;attivazione del sistema. I dati confluiscono automaticamente in una piattaforma centralizzata, accessibile all&#8217;ufficio HR e al consulente del lavoro per l&#8217;elaborazione del cedolino.
Il nodo delle piccole imprese
Molte PMI con team tra i 5 e i 20 dipendenti considerano la digitalizzazione delle presenze un investimento sproporzionato rispetto alle proprie dimensioni. In realtà, l&#8217;Ispettorato del Lavoro non distingue tra piccola e grande impresa quando verifica il rispetto dei limiti orari. Il rischio normativo è identico. Le soluzioni digitali disponibili oggi per le realtà di piccole dimensioni sono pensate per essere configurate in poche ore, senza hardware aggiuntivo e con costi per utente contenuti.
Conclusione
Nel 2026 l&#8217;obbligo di timbratura tracciata in smart working non è più un tema interpretativo: è una certezza normativa consolidata dalla giurisprudenza europea e recepita dalla legge italiana. Excel non protegge. Il registro cartaceo non protegge. E l&#8217;accordo verbale con il dipendente non sostituisce un sistema di rilevazione conforme. Le aziende che strutturano oggi la propria soluzione digitale ottengono una protezione concreta dal rischio ispettivo, con la continuità operativa per gestire eventuali controlli senza affanno.
          Fonti e note: Le informazioni normative si basano su fonti pubbliche disponibili al 3 luglio 2026: D.Lgs. 66/2003, Legge 81/2017, D.M. 9 luglio 2008, Sentenza CGUE C-55/18 (2019). Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale o del lavoro. Per verifiche specifiche sulla propria situazione, si consiglia di rivolgersi a un consulente del lavoro.

Numeri chiave
              €150
              Sanzione per lavoratore senza registro orario
              5 anni
              Conservazione obbligatoria del LUL
              2019
              Sentenza CGUE C-55/18: obbligo sistema oggettivo
              L. 81/17
              Limiti orari applicabili anche in smart working
Checklist normativa

Il sistema di rilevazione copre anche i lavoratori in smart working
I log di presenza sono immutabili e non modificabili a posteriori
Il LUL è conservato per almeno 5 anni
I dipendenti hanno ricevuto informativa GDPR sulla rilevazione da remoto
La geolocalizzazione è attiva solo al momento della timbratura, non in continuo
L&#8217;export è compatibile con il software paghe del consulente del lavoro

Riferimenti normativi

Direttiva UE 2003/88/CEOrganizzazione dell&#8217;orario di lavoro, obbligo di registrazione oggettiva
Sentenza CGUE C-55/18 (2019)Obbligo di sistema oggettivo di rilevazione per ogni lavoratore
D.Lgs. 66/2003 — art. 18-bisSanzioni fino a 150 euro per lavoratore per mancata tenuta dei registri
Legge 81/2017 (artt. 18-24)Smart working: limiti orari applicabili anche da remoto
D.M. 9 luglio 2008LUL: conservazione obbligatoria per 5 anni

Moduli GoPlanner collegati
            TIME

GoPlanner TIME gestisce timbrature in sede e da remoto tramite smartphone, QR code, RFID o PIN, con turni, ferie, banca ore, anomalie, maggiorazioni e log immutabili pronti per l&#8217;ispezione. Export diretto per il cedolino e integrazione con i principali software paghe.
          
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