Personale, sicurezza e accessi: una piattaforma unica per coordinare decine di sedi
per una cooperativa che gestisce musei e servizi culturali in tutta Italia
Il contesto
Una cooperativa che gestisce musei, siti culturali e servizi museali su scala nazionale opera, nell’ambito della stessa commessa, con personale di tre aziende diverse distribuito su numerose sedi e portinerie.
Documentazione, formazione, sorveglianza sanitaria, presenze e accessi erano gestiti separatamente da ciascuna azienda: serviva un unico strumento per coordinarli.
Le necessità
- Coordinare in un’unica piattaforma il personale di tre aziende impegnate nella stessa commessa.
- Tenere sotto controllo formazione obbligatoria, attestati e sorveglianza sanitaria, con le relative scadenze.
- Raccogliere la documentazione di fornitori e collaboratori esterni senza passaggi manuali.
- Controllare accessi e presenze su circa 20 portinerie.
- Rendicontare l’attività per centro di costo e seguire le segnalazioni delle sedi.
La soluzione
Progetto su misura: 100 giornate di personalizzazione (portale operatori, report e KPI, APP per le ronde) e collaudo.
Sicurezza del personale: [GoPlanner SAFETY]
- Formazione obbligatoria e attestati con scadenze.
- Visite mediche e giudizi di idoneità sempre sotto controllo.
- Documenti di fornitori e collaboratori sul Procurement Portal, con alert automatici.
Presenze, accessi e visitatori
- [TIME]: turni e presenze delle tre aziende.
- [ACCESS]: controllo accessi e apertura dei varchi con lettori Mifare
- [VISITATORI]: ingressi e uscite dei visitatori nei musei, in tempo reale.
Rendicontazione e supporto
- Worklog: attività attribuita ai centri di costo.
- [APP GoPlanner] per Android per ronde e rendicontazione in campo.
- [Inventory RFID] per i cespiti.
- Ticketing: segnalazioni delle sedi seguite fino alla chiusura, con KPI.
I risultati
- 3 aziende coordinate nella stessa commessa
- 20 portinerie servite dal controllo accessi
- 350 dipendenti in rilevazione presenze
- 500 utenti abilitati al transito
Una sola piattaforma al posto della gestione separata del personale di tre aziende.
Scadenze sotto controllo per formazione, attestati, visite mediche e documenti dei fornitori.
Rendicontazione per centro di costo a supporto dei report periodici della commessa.
Avvio completato entro il primo anno, con circa 100 ore di help desk per l’affiancamento.
Grazie alla soluzione sviluppata da Infordata Sistemi, documentazione, formazione, sorveglianza sanitaria, presenze e rendicontazione sono governate dallo stesso sistema, su tutte le sedi museali.
Il ticketing integrato offre una visione unica delle segnalazioni provenienti dalle sedi, dalla presa in carico alla chiusura, con reportistica e KPI.
Ti serve una soluzione personalizzata?
Chiedi ai nostri esperti, saranno lieti di risponderti .