Dal 7 giugno 2026 è in vigore il D.Lgs. 7 maggio 2026, n. 96, che recepisce la direttiva europea sulla trasparenza retributiva. Per i responsabili HR il provvedimento non è solo un nuovo adempimento informativo: cambia il modo in cui un'azienda deve essere in grado di spiegare e documentare le proprie scelte salariali. E pone una domanda molto concreta: con quali dati dimostro che le differenze di retribuzione dipendono da criteri oggettivi e non dal genere?

Cosa prevede il D.Lgs. 96/2026

Il decreto è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 1° giugno 2026 ed è entrato in vigore il 7 giugno. Si applica a tutti i datori di lavoro, pubblici e privati, e ai rapporti di lavoro subordinato, anche a termine, part-time e dirigenziali. Gli obblighi principali si articolano su più livelli.

In fase di selezione, gli annunci e i bandi devono indicare la retribuzione iniziale o la relativa fascia, e al datore è vietato chiedere ai candidati informazioni sulla retribuzione corrente o pregressa. Durante il rapporto, i lavoratori hanno diritto a conoscere i criteri usati per determinare retribuzione e progressioni. Per i datori con almeno 100 dipendenti scatta inoltre la comunicazione periodica del divario retributivo di genere, con valutazione congiunta obbligatoria con le rappresentanze sindacali quando il divario supera la soglia del 5%.

L'inversione dell'onere della prova cambia le priorità HR

L'elemento che incide di più sulla pratica aziendale è processuale. In caso di contenzioso per discriminazione retributiva, non sarà più il lavoratore a dover dimostrare di aver subito un trattamento ingiusto: sarà il datore di lavoro a dover documentare che le proprie scelte rispondono a criteri oggettivi e privi di pregiudizi di genere.

In assenza di documentazione strutturata, anche una differenza retributiva pienamente legittima diventa difficile da difendere. La conseguenza operativa è chiara: i dati che giustificano le retribuzioni devono essere raccolti in modo continuo, non ricostruiti a posteriori quando arriva una contestazione.

Quali dati servono per dimostrare criteri oggettivi

I fattori che rendono oggettiva una differenza salariale sono in parte qualitativi, come anzianità di servizio, responsabilità, competenze e risultati raggiunti. Ma una parte rilevante è puramente operativa e spesso sottovalutata: ore effettivamente lavorate, straordinari, turni e lavoro notturno. Sono proprio questi elementi a spiegare molte differenze tra buste paga di inquadramenti simili.

Per essere utilizzabili in sede di verifica interna, ispezione o contenzioso, questi dati devono essere affidabili, verificabili e facilmente consultabili nel tempo. È qui che la digitalizzazione della rilevazione presenze smette di essere una comodità amministrativa e diventa un asset di compliance: registrazioni automatiche di entrate, uscite, pause e ore lavorate riducono gli errori e producono uno storico ricostruibile in qualsiasi momento.

Attenzione al fronte privacy

La trasparenza non significa rendere pubblici gli stipendi individuali. I dati comunicati non devono permettere di risalire, direttamente o indirettamente, alle condizioni economiche del singolo lavoratore, e il trattamento deve rispettare il GDPR e il principio di minimizzazione. Vale la pena ricordare, in parallelo, che il Garante per la protezione dei dati personali ha più volte ribadito che i dati biometrici non possono essere usati per la rilevazione delle presenze in assenza di un'idonea base giuridica: badge, QR code, PIN e timbratura digitale restano gli strumenti conformi.

Le scadenze da non perdere

Gli obblighi informativi pre-assunzione e in costanza di rapporto sono già operativi. Per la rendicontazione del divario retributivo, le aziende con più di 150 dipendenti hanno tempo fino al 7 giugno 2027 per la prima raccolta dati, ma la mappatura delle categorie di lavoratori e la verifica dei sistemi di classificazione vanno avviate sin da subito. Un audit interno delle retribuzioni, incrociato con i dati di presenza e di ore, è il modo più efficace per individuare le aree di rischio prima delle scadenze di reporting.

Conclusione: la conformità si costruisce sui dati

La trasparenza retributiva sposta il baricentro dalla dichiarazione alla dimostrazione. Le aziende che già gestiscono presenze, turni e ore in modo digitale partono avvantaggiate: dispongono di una base dati coerente su cui costruire criteri retributivi oggettivi e difendibili. Per le altre, il 2026 è l'anno giusto per chiudere il divario tecnologico, trasformando un obbligo normativo in un'occasione per rendere più trasparente, e più equa, l'intera gestione del personale.