Una soluzione completa per la gestione visite e l'accesso dipendenti
per un’azienda italiana multi-sede
Il contesto
Un’azienda multi sede con uffici distribuiti sul territorio nazionale ci ha richiesto un sistema per tracciare le timbrature dei dipendenti in movimento tra diverse sedi e gli ingressi dei visitatori.
Le necessità
- Gestire in modo efficiente le visite dei fornitori e dei visitatori esterni.
- Monitorare le timbrature e gli spostamenti dei dipendenti tra le sedi.
- Ridurre tempi di registrazione e errori manuali.
- Garantire la sicurezza di tutti i presenti nelle varie sedi
La soluzione
Front End – Totem per visitatori e dipendenti
Ogni sede dispone di un totem con colori aziendali personalizzati. Il sistema distingue tre categorie di utenti:
Visitatori invitati
- Questa opzione prevede la pre-registrazione dei visitatori tramite link sul sito aziendale; all’arrivo basta inserire il QrCode ricevuto via mail.
- Il sistema registra automaticamente ingresso e avvisa il referente della visita tramite email.
- Ogni ospite può vedere solo i propri dati di accesso. Non ha visibilità sugli altri invitati già presenti o in attesa, così la privacy e la riservatezza di tutti sono sempre garantite.
Visitatori non invitati
- All’arrivo il visitatore potrà selezionare l’icona “VISITATORE” per aprire il form di registrazione.
Sono disponibili due tipi di form:
Visitatori generici e Fornitori
In entrambi i casi si deve inserire un referente della visita che riceverà una mail di notifica; in assenza di referente specifico, la mail viene inviata al referente di default.
Dipendenti
Cliccando su “DIPENDENTI” si apre il login con PIN (corrispondente alla matricola paghe).
La registrazione automatica delle timbrature permette di tracciare ingressi, uscite e spostamenti tra sedi.
I risultati
l sistema di backend consente di:
- Visualizzare le visite per sede, tipologia, orario di ingresso/uscita.
- Monitorare le timbrature dei dipendenti con filtri per data, nome utente, sede con colonne personalizzabili ed esportazione dei dati in vari formati.
- Controllare i presenti per sede in tempo reale.
- Generare reportistica dettagliata sia per visitatori che per dipendenti, utile per analisi interne e controlli di sicurezza.
Grazie alla soluzione sviluppata da Infordata Sistemi, l’azienda ha ottenuto una significativa efficienza operativa.
Sul piano della sicurezza, il sistema ha introdotto notifiche automatiche ai referenti e un registro elettronico sempre aggiornato delle presenze. La soluzione si è dimostrata inoltre estremamente flessibile, in quanto in grado di gestire sia visitatori invitati sia non invitati, oltre a seguire i dipendenti nei loro spostamenti tra le diverse sedi. Infine, l’approccio di Infordata Sistemi assicura una naturale scalabilità, consentendo all’azienda di integrare nuove sedi o nuovi flussi di utenti senza compromettere la stabilità del sistema.
La scelta dei prodotti
Il GoPlanner VISITATORI, forniti in cloud, è stato abbinato ad un totem del nostro catalogo..
Di seguito nel dettaglio l’elenco dei prodotti scelti:
La realizzazione del progetto
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